Вступил в силу закон об электронных трудовых книжках. Как это будет работать?

С 10 июня в Украине вступил в силу закон №1217-IX, предусматривающий учет трудовой деятельности в электронной форме. Благодаря этому закону Украина должна постепенно отказаться от бумажных трудовых книжек. Однако произойдет это не сразу, потому что закон предусматривает пятилетний переходный период: пока можно использовать и бумажную, и электронную трудовую.

Столичное издание “Новое время. Бизнес” в соавторстве с юристом Юлией Блешмудт и младшим юристом Софией Мовчанец подготовили ответы на ключевые вопросы о том, как теперь будет работать этот закон на практике и что важно знать работодателям.

Для бизнеса закон будет иметь сразу несколько преимуществ: уменьшит расходы на ведение бумажного документооборота и упростит доступ к информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию. Кроме того, риск потери трудовой книжки, ее физического повреждения, фальсификации или внесения в нее недостоверных данных сведется к минимуму.

1. Закон является обязательным к исполнению сразу после того, как вступит в силу?

Закон предусматривает переходный период сроком в 5 лет, который начинается со дня вступления в силу. В течение этого времени необходимо перенести информацию о трудовой деятельности работников с бумажных трудовых книжек в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — «Реестр»). Вносить сведения может как сам работодатель, так и непосредственно застрахованное лицо, то есть работник. Если работник уполномочивает работодателя оцифровать документы о своей трудовой деятельности, работник должен предоставить согласие на обработку персональных данных, обычно заключается в произвольной форме. Сканированная копия этого согласия — это обязательная составляющая пакета документов, который подается страхователем. Если сведения подаются лично работником, копия согласия не требуется.

После того, как все необходимые данные оцифровали и внесли в реестр, оригинал трудовой передается на хранение работодателем соответствующем работнику под подпись.

Если работник увольняется до того, как процедура включения в Реестр недостающих сведений о трудовой деятельности завершена, работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку в день увольнения.

2. Как получить электронную трудовую книжку, и какую информацию она должна содержать?

По Закону, информация о трудовой деятельности работников вносится через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины (далее — «ПФУ»). Это должны быть сканированные или оцифрованные копии документов, определяемых законодательством (например, копия трудовой книжки, определенных справок, заявлений), с обязательным наложением страхователем или застрахованным лицом квалифицированной электронной подписи. Фактически, электронная трудовая книжка по содержанию ничем не будет отличаться от бумажной и обязательно будет содержать всю информацию о стаже работника. Получать такую электронную трудовую книжку не нужно, ведь все данные будут храниться в электронном Реестре.

Работники смогут просматривать информацию о своем трудовом или страховом стаже на веб-портале ПФУ. Кроме того, с ПФУ можно будет коммуницировать через специальное приложение.

3. Можно ли будет пользоваться бумажными трудовыми книжками?

Когда процедура включения сведений в Реестр завершена, работодатель не будет обязан хранить трудовые книжки своих работников. Однако, если кто-то из работников пожелает продолжать ведение бумажной трудовой книжки, работодатель будет вынужден вносить соответствующие данные в такую трудовую книжку работника (например записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе и т. п.).

При приеме на работу работник должен будет подать работодателю либо трудовую книжку (при наличии), либо сведения о трудовой деятельности из Реестра. Также по требованию работника, которого принимают на работу впервые, работодатель будет обязан оформить ему трудовую книжку не позднее пяти дней после принятия на работу. Следовательно, работник сможет пользоваться бумажным вариантом даже после окончания переходного периода. Такая бумажная трудовая книжка хранится у работника.

4. Что еще нужно знать о переходе на электронные трудовые книжки?

Одно из важнейших нововведений, которые вводит Закон — это возможность автоматического (без обращения лица) назначения пенсии в случае получения застрахованным лицом права на назначение пенсии по возрасту. Оно будет осуществляться на основании сведений, имеющихся в системе персонифицированного учета, если до достижения пенсионного возраста лицо не сообщило о желании получать пенсию с более позднего возраста.

Если данные о страховом стаже, необходимом для назначения пенсии по возрасту (в том числе за периоды до внедрения системы персонифицированного учета) в системе учета отсутствуют, территориальный орган ПФУ должен проинформировать застрахованное лицо об этом, а также о необходимости указать эти сведения (при их наличии) в том числе через веб-портал электронных услуг ПФУ.

5. Что нужно делать уже сейчас?

Сейчас работодателям желательно провести тщательный аудит информации, содержащейся в трудовых книжках работников и кадровых документах. Это поможет избежать ошибок или неточностей, по которым работодатель будет вынужден подавать соответствующую информацию повторно.